Stell dir vor, du möchtest deine Zielgruppe zu einem bestimmten Thema befragen. Wie baust du diese Umfrage auf?
Die meisten greifen dabei auf Online-Tools wie Google Forms zurück. Sie sind einfach einzurichten, kostenlos und du kannst dich bei neuen Antworten per E-Mail benachrichtigen lassen.
Was aber, wenn du Google Forms nicht für eine einfache Umfrage, sondern als Teil eines komplexeren Workflows verwendest?
Dann kann es sich durchaus lohnen, anstatt nur der Benachrichtigung per E-Mail noch zusätzliche Aktionen zu automatisieren.
Fallbeispiel
Du bietest ein Coaching an, für das sich Interessierte im Vorfeld per Fragebogen bewerben müssen. Sobald die Antworten eingegangen sind, werden sie von dir und deinem Team ausgewertet und die Bewerber:in informiert, ob sie für das Coaching in Frage kommt. Falls ja, wird ein Termin zugeschickt für ein Vorgespräch, bei dem alles abgesprochen wird. Falls nicht, wird ebenfalls eine E-Mail geschickt, jedoch mit einer Absage, Grund und weiteren Empfehlungen. Das alles innerhalb einer Woche, gut dokumentiert und nachvollziehbar für alle Mitarbeitenden.
In einem solchen Fall reicht Benachrichtigung per E-Mail nicht aus, diese könnte auch im Spam landen.
Die Lösung: Bei einer neuen Antwort auf das Formular wird eine Aufgabe erstellt.
Als Trigger verwendest du entweder “Neue Antwort in Google Forms” oder “Neue Zeile in Google Sheet”.
Warum Google Sheets?
Du kannst es in deinem Formular so einstellen, dass die Antworten in einer Google-Tabelle gesichert werden (Antworten => mit Google Tabelle verknüpfen). Das empfehle ich grundsätzlich immer, um alle Antworten im Blick zu behalten und besser auswerten zu können.
Sobald eine neue Antwort auf dein Formular eingereicht wurde, wird in die Tabelle eine neue Zeile eingefügt.
Wenn das geschieht, wird eine Aufgabe in deinem Projektmanagement-Tool erstellt (zB ClickUp*).
In die Beschreibung der Aufgabe kannst du zudem die wichtigsten Antworten direkt hinterlegen.
Auch Unteraufgaben können direkt erstellt, die entsprechenden Personen eingeladen und Fristen gesetzt werden.
Und schon geht keine Bewerbung Interessierter mehr unter!
Die Automation weiter gedacht
Die beschriebene Automation ist nur der erste Schritt. Du kannst die Automation auch noch weiter optimieren.
Betrachten wir es mal zu oben angesprochenen Fallbeispiel:
- Auswertung der Antworten
- Versand der E-Mail-Benachrichtigungen,
- Eintragung und Bewertung des Kontakt in dein CRM
- Erstellen / Updaten deines E-Mail-Kontaktes
- und vieles mehr.
Du siehst, egal wie komplex ein Workflow auf den ersten Blick zu sein scheint, du kannst ihn mit Automatisierungen immer vereinfachen und optimieren.
Fazit
Umfragen sind ein wichtiges Tool, um deine Zielgruppe noch besser kennen zu lernen. Doch die Antworten bringen dir nichts, wenn du sie nicht auswertest und danach handelst.
Mit Hilfe bereits kleiner Automatisierungen kannst du das Optimum aus deinen Formular-Antworten herausholen, ohne bedeutend mehr Aufwand. Auch bei komplexen Workflows.
