Stell dir vor, du bist Virtuelle Assistenz und arbeitest regelmäßig mit neuen KundInnen zusammen.
Sobald du einen neuen Kunden hast, möchtest du anlegen:
- Einen Kundenordner im Drive
- Ein neues Projekt im Projektmanagement Tool + Nutzer
- Einen Eintrag in deinem Zeiterfassungstool
- Einen neuen Kontakt in deinem CRM
- Einen Kontakt in deinem Mailingtool anlegen oder updaten
- Einen neuen Kontakt in deinem Buchhaltungstool
Vielleicht möchtest du sogar einen Vertrag oder einen AVV vorbereiten.
Dieser Workflow kann manuelll mehrere Minuten in Anspruch nehmen und benötigt viel Geklicke und Konzentration.
Die Lösung – Automatisierung mit Hilfe von Formularen
Ausgangspunkt dieser Automatisierung ist ein einfaches Formular (zB Google oder Jotform). Dort trägst du die wichtigsten Informationen zu deinem Kunden ein:
- Vor- und Nachname
- Adresse + VAT
- E-Mail + Website + Telefon
- Kurze Projektbeschreibung in einem Satz
- Start- und ggf. Enddatum der Zusammenarbeit
Sobald du dieses Formular absendest, startet die Automation und es werden alle benötigten Programme und Tools mit den Daten eingerichtet.
Wenn du möchtest, kannst du auch so weit gehen, deinen Standardvertrag & AVV auszufüllen und sogar zu versenden!
Die benötigten Tools
Du kannst diese Automation so einfach oder so komplex gestalten, wie du möchtest.
Wenn du Zapier als dein Automatisierungstool verwendest, kannst du bereits mit dem kostenlosen Plan gut was bauen. Allerdings musst du hier jeden Schritt einzeln erstellen. Bedenke auch, dass du dann keinen Zugriff auf bestimmte Funktionen hast und es eine Begrenzung gibt, wie viel “Wartezeit” es gibt, bevor ein bestimmter Trigger erneut ausgelöst werden kann. Es kann also etwas dauern, bis alle deine Schritte mit einem Formular abgearbeitet sind. Je nach Umfang empfiehlt sich also mindestens der Starter-Plan.
Nutzt du Make*, kannst du diesen Workflow in einer einzigen Automation zusammenfassen. Auch hast du keine Einschränkungen, was die Funktionen gibt und kannst die Schritte aufeinander aufbauen lassen. Das ist auch im kostenlosen Plan möglich.
Fazit
Ich selbst liebe diese Automation und habe sie während meiner Zeit als Virtuelle Assistentin immer genutzt. Besonders, wenn du projektbasiert arbeitest und dadurch häufiger neue Kunden hast, kann es dir eine Menge Zeit und manuelles Geklicke sparen.
Meine Empfehlung ist, dass wenn du nur die kostenlosen Varianten von Make* und Zapier verwendest, diese Automatisierung in Make* zu bauen. Dadurch kannst du deinen Workflow so lang und komplex gestalten, wie du möchtest!
Du möchtest wissen, wie man das baut?
Dann komm in die LTOB Community und erfahre, wie du diese Automation selbst bauen kannst!
Für Standard- und Pro-Mitglieder
