Die Automatisierung deiner digitalen Prozesse ist sehr wichtig, wenn du dir langfristig ein zeitlich unabhängiges und skalierbares Online-Business aufbauen möchtest.
Doch du sparst durch die Optimierung und Automatisierung nicht nur Zeit, sondern senkst auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern. Ganz zu schweigen davon, dass du langweilige und repetitive Aufgaben nicht mehr selbst bewältigen musst.
Wie du das Ganze am Besten angehst und deine wiederkehrenden Aufgaben nicht nur erkennst, sondern auch visualisierst, optimierst und automatisierst, erfährst du in diesem Artikel
Warum sind Automatisierungen für Online-Prozessen wichtig?
Effizienzsteigerung
Automatisierte Prozesse senken den Zeitaufwand für wiederkehrende Aufgaben. So hast du mehr Kapazitäten für wichtigeres, wie die Content-Erstellung oder dein Marketing. Tätigkeiten wie einfache Buchhaltungsaufgaben, Terminbuchung und sogar Auswertungen laufen im Hintergrund ab und sogar bedeutend schneller, als wenn du alles manuell machen müsstest.
Fehlerreduktion
Wir sind alle nur Menschen und Fehler können passieren. Besonders bei monotonen Aufgaben lässt unsere Konzentration schnell nach und das Fehlerrisiko steigt. Tools wie Zapier, Make* und Pabbly Connect* haben dieses Problem nicht. Einmal eingerichtet, werden die Aufgaben dank standardisierter automatischer Prozesse mit gleichbleibender Qualität und Genauigkeit ausgeführt. Immer und immer wieder.
Skalierbarkeit
Mit Hilfe von Automatisierungen kannst du deine Prozesse auch ohne Team skalieren. Dadurch schaufelst du dir mehr Kapazitäten für mehr Kunden frei und hast bedeutend weniger Stress. Auch das Anbieten von digitalen Produkten ist ohne Automatisierungen undenkbar!
Kundenservice verbessern
Auch im Kundenservice kannst du Automatisierungen anwenden und so schneller auf Anfragen reagieren. Beispielsweise spart bereits die Verwendung eines Terminbuchungs-Tools eine ganze Menge Zeit. Das manuelle Vereinbaren per EMail-Ping-Pong fällt weg und der Termin landet nach der Buchung bei allen Teilnehmern direkt im Kalender – inklusive Link zum Call und Erinnerungs-Mails.
Schritt 1: Identifizieren von wiederkehrenden Aufgaben
Analyse täglicher Aufgaben
Ein erster Schritt besteht darin, deine alltäglichen Aufgaben für ein bis zwei Wochen zu protokollieren. So erkennst du genau, welche Tätigkeiten besonders oft anfallen und erlangst ein klares Bild darüber, wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen – wertvolle Basisdaten für spätere Automatisierung. Dabei helfe dir Zeiterfassungs-Tools wie Toggl, viele Projektmanagement-Tools haben ebenfalls eine derartige Funktion.
Kategorisierung
Um Automatisierungspotenziale zu identifizieren, solltest du deine Aufgaben in einmalige und wiederkehrende Tätigkeiten einteilen. Wiederkehrende Aufgaben sind ideal für die Automatisierung, da sie klar definierte Abläufe haben und viel Zeit beanspruchen.
Beispiele für wiederkehrende Aufgaben
Typische Beispiele für automatisierbare, wiederkehrende Aufgaben sind die Terminvereinbarung, regelmäßiges Posten auf Social Media oder das Versenden von Rechnungen. Diese Aufgaben laufen oft nach festen Abläufen ab und können daher gut automatisiert werden.
Schritt 2: Visualisierung von Prozessen
Prozessaufzeichnung
Ein wichtiger Schritt ist es, jeden Prozessschritt schriftlich oder visuell festzuhalten. Die detaillierte Aufzeichnung hilft dir, den genauen Ablauf zu verstehen und mögliche Engpässe zu erkennen, die in einer späteren Automatisierung übersichtlicher gestaltet werden können.
Tools zur Visualisierung
Nutze einfache Tools wie Flowcharts oder digitale Diagramm-Software wie Miro oder Boardmix*, um deine Prozesse visuell darzustellen. So werden komplexe Abläufe klarer und du erkennst, wo sich Prozesse einfacher und effizienter gestalten lassen (#Optimierung).
Vorteile der Visualisierung
Durch die Visualisierung von Prozessen erhältst du mehr Klarheit über deine Abläufe, was dir hilft, unnötige Schritte oder Engpässe zu identifizieren. So kannst du Prozesse optimieren, bevor du die Automatisierung implementierst und sicherstellen, dass jeder Schritt den optimalen Nutzen bringt.
Schritt 3: Erkennen von Automatisierungspotential
Kriterien für Automatisierung
Für die Auswahl geeigneter Automatisierungen sind bestimmte Kriterien wichtig: Tätigkeiten sollten oft wiederholt werden, einen klaren Ablauf haben und keine kreativen Entscheidungen erfordern. So wird gewährleistet, dass der Prozess einfach zu automatisieren und stabil ablaufen kann.
Merke dir: Keine Aufgabe ist zu klein, um automatisiert zu werden! Selbst wenn “es nur 5 Minuten” sind, das summiert sich! Auch Kleinvieh macht Mist und alles, was dich als Selbständig entlastet, ist es wert, betrachtet zu werden.
Typische Bereiche für Automatisierung
Häufig automatisierte Geschäftsbereiche umfassen Kundenkommunikation, Buchhaltung und Marketing. E-Mail-Marketing und Social Media-Planung sind Beispiele für Aufgaben, die ohne manuelles Eingreifen nach einem definierten Plan ausgeführt werden können.
Oft nutzt man bereits Automatisierungen im eigenen Business, ohne es zu wissen. Nicht immer ist dazu ein weiteres externes Tool erforderlich!
Tool-Empfehlungen
Tools wie Zapier, Make* und Pabbly Connect verbinden verschiedene Anwendungen und automatisieren so selbst umfangreiche Arbeitsabläufe. Für bestimmte Bereiche wie Buchhaltung oder Marketing gibt es spezielle Software, die sich direkt in die Workflows integrieren lässt und den Automatisierungsprozess zusätzlich vereinfacht.
Besonders, wenn du dich gerade erst beginnst, mit Automatisierungen zu befassen, reichen die kostenlosen Versionen der Tools meistens aus.
Schritt 4: Implementierung von Automatisierungslösungen
Testphase
Bei der Einführung einer Automatisierung ist es wichtig, schrittweise vorzugehen und jede Funktion zu testen. Eine sorgfältige Testphase stellt sicher, dass alle Prozesse reibungslos laufen und erlaubt dir, eventuelle Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
Das ist besonders der Fall, wenn du nicht mehr alleine im Business unterwegs bist oder die Automatisierung für Kunden vornimmst.
Schulung und Anpassung
Wenn du mit weiteren Personen zusammen arbeitest – egal ob im Team oder mit VAs / Freelancern -, sollte die Automatisierung klar kommuniziert und erklärt werden. Damit gehst du sicher, dass auch alle Teammitglieder sie effektiv nutzen können. So lassen sich reibungslose Übergänge sicherstellen und alle Beteiligten profitieren von den neuen Prozessen.
Überwachung und Optimierung
Automatisierte Prozesse sollten regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie weiterhin optimal funktionieren. Kleine Anpassungen und Optimierungen sind oft notwendig, um auf veränderte Anforderungen im Geschäftsablauf flexibel reagieren zu können.
Es kann ebenfalls vorkommen, dass die einzelnen angebundenen Tools etwas an ihren Schnittstellen ändern, was zu Fehlern führen kann. Glücklicherweise haben viele Automatisierungs-Tools ein System implementiert, falls so etwas passieren sollte. Beispielsweise werden E-Mails an die Verantwortlichen geschickt und man kann es so einstellen, dass die Automationen nach einer bestimmten Zeit erneut ausgeführt werden – ohne Datenverlust!
Fazit
Mit der Automatisierung deiner Online-Prozesse sparst du dir nicht nur Zeit, die verbesserst auch deine Effizienz und reduzierst Fehler. Mit der richtigen Planung und Umsetzung kannst du deine Prozesse systematisch optimieren und dir so mehr Kapazitäten für wichtigere Dinge schaffen. Dadurch ermöglicht du dir langfristiges Wachstum und Skalierbarkeit.
