Wenn man angestellt ist, bekommt man vom Arbeitgeber vorgegeben, was man wann zu tun hat. Es ist einfacher, eine Routine und Struktur zu entwickeln.
Selbständige haben diese Strukturen nicht vorgegeben, sie müssen sie selbst entwickeln. Das kann besonders am Anfang sehr schwierig sein. Man ist plötzlich für den Tagesablauf selbst verantwortlich, hat mehrere Rollen inne und das Gefühl, alles gleichzeitig machen zu müssen. Koordination mit Kunden und externen Partnern belastet noch zusätzlich, besonders, wenn sie unstrukturiert und chaotisch ist. Das Business wächst einem so langsam aber sicher über den Kopf…wenn man nichts ändert.
Projektmanagement-Tools helfen dir dabei, genau diese Struktur wieder in dein Business zu bekommen.
Was sind Projektmanagement-Tools?
Bei Projektmanagement-Tools handelt es sich um Programme oder digitale Plattformen zur Planung, Organisation und Verwaltung von Projekten. Sie bringen einige Funktionen mit sich:
- Aufgabenmanagement: Erstellung, Zuweisung und Nachverfolgung von Aufgaben.
- Zeitplanung: Integration von Kalendern und Timelines zur Fristsetzung.
- Ressourcenmanagement: Verwaltung von Ressourcen wie Zeit, Budget und Personal.
- Kommunikation: Austausch von Nachrichten, Kommentaren und Feedback. Sowohl schriftlich, als auch per Video.
- Dokumentenmanagement: Verlinkung, Einbettung, Speicherung und Freigabe von Dateien und Dokumenten an einem zentralen Ort.
- Berichterstellung: Erstellung von Reports und Dashboards zur Überwachung des Projektfortschritts.
- Teamarbeit: Funktionen zur Zusammenarbeit und Koordination zwischen Teammitgliedern oder mit externen Partnern.
Viele Tools bieten auch die Möglichkeit, Workflows zu kreieren und zu automatisieren. Beispiel: Es soll ein Video erstellt werden, an dem mehrere Personen arbeiten, jede mit eigener Expertise. Wenn in der Aufgabe markiert wird, dass das Video fertig aufgenommen ist, wird es automatisch der Person zugewiesen, die für den Schnitt zuständig ist. Diese Person wird sofort benachrichtigt und weiß, dass die Aufgabe nun bei ihr liegt.
Auch die Anbindung von KI ist in vielen Tools bereits integriert. So können lange Aufgaben zusammengefasst, Meetings automatisch transkribiert und Projekt-Timelines mit wenigen Klicks erstellt werden.
Brauche ich ein Projektmanagement-Tool für mich selbst?
Projektmanagement-Tools sind aber nicht nur für die Zusammenarbeit mit Kunden und Freelancern interessant. Auch, wenn du es nur für dich selbst nutzt, lohnt es sich, frühzeitig eines zu integrieren.
- Du behältst einen Überblick über deine bestehenden Projekte und zugehörige Aufgaben
- Du kannst deine Zeit besser einschätzen und managen
- Du erkennst auf einen Blick, welche Aufgaben als nächstes Priorität haben
- Du weißt auch nach deinem Urlaub noch, was du zuletzt gemacht hast und kommst schneller wieder rein
- Es ist einfacher, Workflows und Prozesse zu entwickeln, die du anschließend automatisieren kannst.
Wenn du von Anfang an ein Projektmanagement-Tool einsetzt und deine Workflows so dokumentierst, hast du es später auch einfacher, deine Aufgaben auszulagern. Alle Informationen befinden sich an einem Ort.
Welche Projektmanagement-Tools gibt es?
Es gibt unzählige Projektmanagement-Tools auf dem Markt, alle mit ihren eigenen Vor- und Nachteilen.
Ich möchte dir hier 4 Tools vorstellen, mit denen ich bereits gearbeitet habe. Sowohl alleine, als auch in der Zusammenarbeit mit anderen. Alle haben sowohl eine kostenlose, als auch eine bezahlte Variante.
Trello
Trello ist ein visuelles, kartenbasiertes Tool, das sich auf einfache Aufgabenverwaltung und Übersicht konzentriert. Es ist sehr intuitiv und schnell aufgesetzt. Wenn man mehrere Darstellungen und zusätzliche Funktionen wie benutzerdefinierte Felder möchte, benötigt man einen bezahlten Plan. Die Zusammenarbeit mit anderen ist einfach, man kann sie pro Board einladen.
Persönliche Meinung zu Trello
Trello ist für den Einstieg gut und ermöglicht einen schnellen Überblick über bestehende Aufgaben. Wenn man jedoch zusätzliche Funktionen benötigt – wie benutzerdefinierte Felder und die Möglichkeit, fertige Aufgaben ausfiltern zu können, kommt man um den bezahlten Plan nicht herum. Auch die Verwaltung mehrerer Projekte wird schnell unübersichtlich.
Von mir gibt es 2 / 5 Sternen
Asana
Asana ist ein vielseitiges Projektmanagement-Tool, das auf Aufgabenverwaltung und Teamkoordination spezialisiert ist. Es bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, klare Aufgabenverfolgung und Integrationen mit vielen anderen Tools.
In den bezahlten Plänen hast du Zugriff auf die Asana AI und weitere Funktionen wie Formulare, Vorlagen, Abhängigkeiten, Workflows u.v.m.
Die Zusammenarbeit mit externen Parteien ist in der kostenlosen Variante etwas schwieriger, da man keine privaten Teams und Projekte hat und auch nur 2 kostenlose Gäste einladen kann.
Persönliche Meinung zu Asana
Asana ist gut für den Start geeignet und kann mitwachsen. Kanban ist auch hier enthalten und bietet darum mehr Möglichkeiten als Trello. Die Zusammenarbeit mit Gästen ist jedoch schwieriger auf Grund der fehlenden Rechte-Einstellungen.
Darum gebe ich 3 / 5 Sternen
Notion
Notion ist ein sehr flexibles Tool, das Notizen, Aufgabenmanagement, Datenbanken und Wissensmanagement in einer Plattform vereint. Du kannst es dir so simpel oder umfangreich wie du möchtest einrichten und dir so eine maßgeschneiderte Arbeitsumgebung schaffen. Die Zusammenarbeit mit Externen ist relativ einfach, du kannst sie den einzelnen Bereichen als Gäste hinzufügen (sie sehen nur das, wo sie hinzugefügt wurden). Es können verschiedene Ansichten hinzugefügt werden, alle mit eigener Filterung.
Automatisierungen sind auf Grund der Komplexität eine sehr hilfreiche Funktion, benötigen jedoch den bezahlten Plan.
Persönliche Meinung zu Notion
Notion ist ein super Tool, mit dem du viel machen kannst. Ich persönlich vermisse im Bereich Aufgabenmanagement jedoch wichtige Funktionen wie wiederkehrende Aufgaben, Unteraufgaben, echte Abhängigkeiten. Auch ist es sehr komplex, sodass man wissen muss, was man tut.
Darum gebe ich Notion als Projektmanagement-Tool 2,5 / 5 Sternen
ClickUp
ClickUp ist ein umfassendes All-in-One-Tool, das nahezu alle Aspekte des Projektmanagements abdeckt. Es ist sehr anpassungsfähig und hat zahlreiche Funktionen, die die Zusammenarbeit mit anderen erleichtern. Dokumente können direkt in ClickUp erstellt und mit Aufgaben verlinkt werden. Die integrierten Automatisierungen erleichtern Workflows.
Inzwischen gibt es auch eine KI, die man separat hinzubuchen kann. Es lässt sich mit einer Menge Tools verknüpfen, welche die Funktionen noch mal erweitern.
Die Zusammenarbeit mit Gästen ist in der kostenlosen Version jedoch schwierig, da Gäste vollen Zugriff haben. Die Berechtigungen kann man erst mit dem bezahlten Plan einstellen. Chats und In-App-Video Recording stehen zur Verfügung, was andere Tools wie Slack und Loom ersetzen kann.
Persönliche Meinung zu ClickUp
Wie du vielleicht schon vermutet hast, ist ClickUp mein absoluter Favorit. Ich beschreibe es gerne als eine Mischung aus Asana und Notion, was die Funktionalitäten und Benutzerfreundlichkeit angeht. Die integrierten Automatisierungen haben es mir angetan und die visuelle Darstellung hilft ungemein.
Für die kostenlose Version gebe ich daher 4 / 5 Sternen (Abzug wegen Zusammenarbeit), der bezahlten Version 5 / 5.
Weitere bekannte Tools sind awork (keine kostenlose Version), meistertask, monday und – ganz neu – liftOS. Mit diesen Tools habe ich jedoch noch nicht genug gearbeitet, um dir eine Empfehlung geben zu können.
Worauf sollte man bei der Auswahl des passenden Tools achten?
Bei der Auswahl des passenden Projektmanagement-Tools gibt es einiges zu beachten.
An erster Stelle sollten sie zu deinem spezifischen Bedarf und Arbeitsstil passen. Wenn du ein besonders visueller Mensch bist, ist Notion vielleicht nicht die beste Wahl. Möchtest du es möglichst simpel und verzichtest dazu auch gerne auf Funktionen, ist Trello einen Blick wert.
- Benutzerfreundlichkeit: Trello und Asana sind besonders einfach zu bedienen; ClickUp und Notion bieten mehr Funktionen, erfordern aber eine höhere Einarbeitung.
- Anpassbarkeit: ClickUp und Notion bieten die größte Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten, man kann sich aber besonders in Notion leicht verlieren und mehr Zeit mit der Arbeit am Tool verbringen, als mit dem Tool.
- Mobil verfügbar: Wenn du viel mit Tablet oder Handy arbeitest, ist diese Funktion nicht zu unterschätzen. Auch das schnelle Erstellen von Notizen und Aufgaben von unterwegs ist Gold wert.
- Funktionstiefe: ClickUp und Asana sind für größere und komplexere Projekte besser geeignet; Trello und Notion eignen sich meiner Meinung nach eher für kleinere Teams oder individuelle Projekte.
- Visuelle Darstellung: Trello punktet mit seiner klaren, visuellen Kanban-Darstellung. Asana und ClickUp können noch weiter angepasst werden und bieten mehrere Darstellungen, wie Gant, Zeitleiste, Liste, Kalender,…
- Zusammenarbeit: Es macht Sinn, sich bereits am Anfang mit den Möglichkeiten der Zusammenarbeit zu beschäftigen. Kann man Gäste kostenlos einladen? Wie viele? Kann bestimmt werden, was sie sehen und was nicht?
- Skalierbar: Wächst dein Tool mit deinem Business mit? Trello ist zwar simpel, aber es ist nicht so viel mit möglich. Asana und ClickUp können auch einfach gehalten sein und leicht weiterentwickelt und automatisiert werden. Notion ist am flexibelsten, benötigt aber viel Zeit beim Aufsetzen.
- Datenschutz: Je nachdem, mit was für Projekten / Daten du arbeitest, speilt der Datenschutz ebenfalls eine Rolle. Achte bei der Auswahl darauf, wo die Server des Tools sind oder ob das Unternehmen seinen Sitz in der EU hat.
Du kannst dein Tool natürlich jederzeit wechseln. Ich selbst habe angefangen mit Trello, bin dann zu Notion, von da zu Asana und schlussendlich zu ClickUp wegen der Darstellung und Automatisierungs-Möglichkeiten. Das passt am besten zu mir und meinem Arbeitsstil.
Scheue dich also nicht, verschiedene Tools einige Zeit auszuprobieren. Alle haben kostenlose und Probeversionen.
Fazit
Ein Projektmanagement-Tool macht von Anfang an Sinn, um sich eine Struktur im eigenen Business aufzubauen. Auch, wenn man (noch) alleine unterwegs ist. Ein gutes Tool sorgt dafür, dass du alles, was du benötigst, an einem Ort findest. Es erleichtert die Zusammenarbeit mit anderen und hilft dir dabei, nach dem Urlaub wieder zu wissen, wo du aufgehört hast. Workflows und Prozesse lassen sich so entwickeln und automatisieren, was dir noch mehr Zeit spart. Es gibt zahlreiche Tools, trau dich auszuprobieren und such dir eines, das sowohl zu dir, als auch deinem Business passt und mitwächst.
